كيف تفشل في اجتماع مهم

قم بتجربة قف في منتصف المكتب وأعلن بصوت عالٍ: "اجتماع!" ما ستسمعه ردًا: "يا له من يا هلا ، يا هلا!" أو "Uuuuuuuu"؟

أعتقد أنني أعرف الجواب. لا تؤدي كلمة "الاجتماع" إلى فرحة أي شخص - بل على العكس ، عندما يتم ذكره ، عادةً ما يتم سماع صوت كئيبة محبطة من الأصوات في المكتب. ليس من المستغرب أن تحظى الاجتماعات بسمعة سيئة - فهي في الغالب تستمر لساعات دون أي احتمالات لتناول الغداء أو في نهاية يوم العمل (نعم ، حتى لو كان ذلك مؤلمًا ، فإنه في بعض الأحيان لا يخرج). يجتمع أشخاص مختلفون تمامًا هناك ، وليس من الواضح ما الذي يمكن أن يجتمعوا معه دون أن يكونوا على دراية ببعضهم البعض. في بعض الأحيان ، في النهاية ، لا يتذكر أحد كيف بدأ كل شيء وماذا يفعل بشكل عام.

ومع ذلك ، بالنسبة لموظفي الإدارة في الاجتماع هو جزء لا يتجزأ من حياة المكتب ، يلتهم نصيب الأسد من وقت العمل. علاوة على ذلك ، كلما ارتفع مركزك ، زاد الوقت الذي تقضيه في مثل هذه الأحداث - يقضي معظم رجال الأعمال 24 ساعة في اليوم في الاجتماعات ، ويقضي المديرون التنفيذيون ما يصل إلى 60٪ من وقتهم. حتى تتمكن من ملء نماذج الرسائل القصيرة الخاصة بك بأمان "عزيزتي ، لا تنتظرني ، سأتأخر اليوم" ، "يا شباب ، ضع البيرة في الثلاجة ، لن أكون قريبًا" أو "تم إلغاء الذهاب إلى السينما اليوم".

ولكن لهذا السبب يحدث؟ لا ينبغي أن تكون الاجتماعات مثمرة؟ بعد كل شيء ، من الناحية النظرية ، ينبغي أن يكون هذا محادثة مهمة بين الناس ، مما يتيح لك اتخاذ قرار ، والتوصل إلى بعض الاستنتاجات وحل بعض المشاكل ، أليس كذلك؟ نعم ، إنهم يبدأون في هذا الاجتماع. ومع ذلك ، تكمن هناك كبير ومتكبر "NO"! في الحياة الحقيقية ، اتضح أنه خلال الاجتماع ، يشارك الناس لسبب ما في أي شيء ، ولكن ليس بطريقة بناءة في حل المشاكل. كل هذه المناقشات حول العمل الجماعي والتعاون وعصف ذهني - هي بالطبع متحمسة ، لكن عندما تبدأ الحديث عن "اجتماع" حيث يجب أن تحدث كل هذه المعجزات ، يتغير كل شيء. ربما ، تحتاج الاجتماعات لترتيب تغيير علمي قوي. أو ربما لن نلوم أحداً ونعترف بأن الأشخاص الذين يديرون أو يشاركون في الاجتماعات هم المسؤولون؟

هناك مثل هذه الأنواع من الأشخاص الذين يتم منعهم من الظهور في الاجتماعات ويتجمعون بشكل عام في مجموعات تضم أكثر من شخصين: هؤلاء هم المتشككون والأشخاص الكسولون والرجال الأذكياء. بشكل عام ، هناك الكثير من المتسكعون في عالم الأعمال: اجمعهم واتركهم يلحقون بألسنتهم - وهذا كل شيء ، يمكنك الكتابة بأمان لتضيع.

لا تكن أعداء لنفسك - اقرأ عن سبع طرق لفشل الاجتماع وإهدار بضع ساعات من وقتك ، والتي لن تعود إليها أبدًا. ووعد أبدا أن تفعل ذلك.

1. الاجتماعات المجدولة غير الضرورية

الجدول الزمني المحدد للاجتماعات هو الأسوأ الذي يمكنك التفكير فيه. جاء شخص ما قبل خمس سنوات بعقد اجتماعات شهرية "وفقًا لنتائج عمل بعض الإدارات" ، وتذهب إليهم كما هو مرفق - كل شهر ، على الرغم من أن القسم لم يعد موجودًا أو لا يوجد شيء للمناقشة في عمله. في أغلب الأحيان ، تخلق مثل هذه الاجتماعات التي لا معنى لها مظهر العمل ، وهو أمر يستحق الثناء عليه دائمًا. يا حق ، من سيلغي مثل هذه الاجتماعات؟

2. لقاء بدلا من مجرد الحديث

يحب البعض تفجير فيل من ذبابة وجمع ثلاثين شخصًا في اجتماع لمناقشة مسألة تكفي لحل حوار دقيق. في الواقع ، ليس كل سؤال يتطلب مناقشة جماعية أو العصف الذهني. إذا كان يستطيع أن يقرر بعد نصف ساعة لعب فازيا مع ساشا ، فليكن الأمر كذلك. الباقي ليس من الضروري أن يكون حاضرا في نفس الوقت. فقط أسأل Vasya لإبلاغك بالقرار الذي تم اتخاذه وإبلاغ كل من تراه مناسبًا.

3. الناس اضافية

إن الاجتماعات التي يدعى إليها كل من يشارك على الأقل في الموضوع قيد المناقشة ، محكوم عليها بالفشل حتى قبل تعيين مكان ووقت انعقادها: "ربما ستتمكن ليشا من إضافة شيء ما في هذه المسألة؟" أو "دعنا نسمي بيتيا - يبدو أن فكرته كانت في الأصل من البداية". عندما تتضخم قائمة الضيوف إلى حجم لا يصدق ، فأنت بحاجة إلى تقييم قدرة قاعة المؤتمرات بوقاحة وقدرة كل هؤلاء الأشخاص على فهم بعضهم البعض والتفاعل بشكل مناسب. ببساطة ، أقل من الناس - المزيد من الأوكسجين للدماغ الذي يحتاج إلى العمل خلال الاجتماع. ادع فقط من لهم صلة فعلية ولديهم سلطة اتخاذ القرارات. بالنسبة للباقي ، قدم هدية لا تقدر بثمن - وهي وقت لن تسرق منه.

4. عدم وجود جدول الأعمال

طريقة رائعة لربط كل الأيدي والألسنة - دع الجميع يناقش تلك القضايا التي تهمهم شخصيًا. ومع ذلك ، يمكنك التحدث عن ذلك بنفس النجاح في العشاء أو في غرفة التدخين. فكر في خطة العمل مقدمًا ، وليس عند الذهاب إلى غرفة الاجتماعات أو طلب الرقم للاتصال الداخلي. خطط للنقاط التي يجب مناقشتها من أجل إبراز المشكلة بشكل شامل وإخبار الجميع بخطتك. لذلك سيكون من الأسهل لك أن تقول: "يا شباب ، مباراة الأمس موضوع رائع للمناقشة ، لكن دعنا نؤجلها إلى ما بعد العمل."

5. عدم وجود سكرتير

أنت بحاجة إلى شخص يقوم بمراقبة تقدم الاجتماع. بالطبع ، يمكن أن تكون أنت بنفسك ، لكن لا يعرف الجميع كيفية الاحتفال وفي الوقت نفسه يشاهدون عقارب الساعة وهم ينتشرون على طول الشجرة. فقط اطلب من شخص ما أن يتتبع الوقت ، ووضع علامة على الأسئلة الناشئة من الجمهور ، ويطالبك بأنه عند هذا المعدل لن يكون لديك الوقت لمناقشة حتى واحد من بنود جدول الأعمال الثلاثة اليوم. في نهاية الاجتماع ، لا تنسَ أن تجري تقييماً وتذكير كل من يجب عليه فعل ما.

6. التأخير

إذا كان من المقرر عقد الاجتماع لمدة ساعتين ، وكنت لا تزال مستمراً في الجلوس وتقديم النصح للتيار المتواصل من المتأخرين في الربع الثاني والربع الثاني ، فسوف يسحب الذين وصلوا في الوقت المحدد في الاتجاه المعاكس - خارج الباب. أفضل طريقة لقتل الوقت هي "الانتظار لمدة دقيقة أخرى ، لأن ماريا بتروفنا كانت لا تزال واعدة ، ولم تدع حتى أنها ستتأخر". وبمجرد أن تتكرم ماريا بتروفنا أخيرًا بالظهور ، كرر لها ما استمع إليه الجمهور عشر مرات بالفعل. بغض النظر عن سبب التأخر ، لا تسمح لهؤلاء الأشخاص بإحداث مشاكل لك ولباقي الجمهور. حسنًا ، إذا كنت متأخراً عن نفسك ، فلا تتفاجأ من أن الاجتماع سينتهي منذ البداية.

7. تعدد المهام

إذا حضر الجميع إلى الاجتماع بأجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم ونظروا إلى الشاشات أثناء الاستماع إليك ، إذن ... لديك مشكلة. لا يعتبر المشاركون الاجتماع حدثًا مهمًا ولا يحترمونك أو يحترمون الآخرين ، وعليك تكرار نفس الشيء عشر مرات لإيصال معنى المحادثة إلى الجميع. إذا حضرت الاجتماع شخصيًا أو عبر رابط فيديو ، فأظهر نفسك كمتحدث ناجح: اطلب انتباه الجمهور لعقد اجتماع أكثر كفاءة وأسرع.

كن مطمئنًا ، سيكون لديك الكثير من المشاكل الأخرى: مع سوء فهم الحاضرين ، مع عدم القدرة على التوصل إلى رأي مشترك ، مع تغيير الأولويات ، وربما حتى مع المياه المنقوعة واللكم / الحذاء على الطاولة ، لذا حاول تنظيم اجتماع بشكل صحيح. وتعلم هذا بسرعة ، حتى بعد "Uuuuuu" المحبط بخيبة أمل ، بدأ جميع المشاركين في الاجتماع ينتشر بسرعة في جميع أنحاء المنزل أو اجتماعات عاجلة ، وليس فقط للحضور إلى مملة القادمة "بلاه بلاه بلا" في قاعة المؤتمرات.

شاهد الفيديو: لماذا تفشل الاجتماعات (أبريل 2020).

Loading...

ترك تعليقك